¿Bandejas de entrada con cientos de emails por leer sin saber por dónde comenzar?
Te proponemos las siguientes prácticas de negocio más utilizadas por las empresas líderes de tecnología para simplificar y hacer de tu email una eficiente herramienta administrativa.
En el mundo moderno las personas se enfrentan todos los días a una carga de tareas y responsabilidades muy grande que los envuelve en una vorágine de ocupaciones les generan frustración y agotamiento.
Por está razón, la correcta Administración del Tiempo nos plantea un punto fundamental que debemos conocer a detalle: ¿cómo es que estamos utilizando nuestro tiempo?
Para responder a esta pregunta es de mucha utilidad preparar una lista con las actividades que realizamos en nuestro día a día y posteriormente asignarles un porcentaje del total del tiempo invertido para su cumplimiento.
Digamos por ejemplo que en un día habitual de trabajo, un Gerente pasa 10 horas en la oficina cuando el total debiese destinar solamente 8 horas.
Al cuantificar en dónde se va el tiempo de este Gerente, se nota de inmediato que debe mejorar las técnicas para la consulta de su email.
Con este análisis, bien podemos sugerir la implantación de las siguientes recomendaciones para hacer más eficiente el tiempo que dedica a esta tarea:
Bandeja de Entrada (0) emails: es recomendable tener la bandeja de entrada con cero emails ya que eso significa que haz clasificado y organizado tus mails, además producir el efecto psicológico positivo de que “tú estás a cargo del email y no el email está a cargo de tí”.
Organiza tu email a través de una estructura de carpetas corta: puedes crear un árbol de carpetas muy corta con una estructura como: “archivo” , “mails de respuesta inmediata” y “mails de respuesta no inmediata“.
Redacta emails cortos y concretos: si el email resulta más largo de 5 o 7 renglones tal vez sea mejor usar el teléfono o la Mensajería Instantánea (IM). Asigna un horario para tu correo: no te conviertas en esclavo del email sino que utilízalo como un aliado.
Utiliza el criterio de los 2 minutos: revisa un email y si te toma menos de 2 minutos responderlo, hazlo. Evita suscribirte a sitios web que no te son de utilidad ya que solamente llenarán tu bandeja de entrada de emails innecesarios.
Da prioridad a tu vida no al correo.
El tiempo es un activo muy valioso sin importar si nos encontramos en el trabajo, con la familia, en el colegio, o disfrutando un rato de esparcimiento, por lo que lo mejor que podemos hacer con él, es simplemente aprovecharlo al máximo y obtener los mejores beneficios del mismo.
Atentamente,
Antena Colegio